بيان بالإجراءات التي تم اتخاذها لاستكمال نظام حوكمة الشركات خلال عام 2023، وكيفية تطبيقها
أ)
اعتمدت شركة الخليج للملاحة القابضة ش.م.ع (والمشار إليها لاحقاً بـ “الشركة») قواعد الحوكمة بالكامل كما حددتها هيئة الأوراق المالية والسلع، وذلك استناداً إلى قرار رئيس مجلس إدارة الهيئة رقم (3/ر.م) لسنة 2020 بشأن اعتماد دليل حوكمة الشركات المساهمة العامة (كما يتم تعديله من حين إلى آخر).
ب)
يعد تبني إطار الحوكمة محط اهتمام رئيسي لكل من مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية على حد سواء، الأمر الذي يساعد على ضمان الامتثال للقواعد واللوائح التنظيمية والتشريعات السارية بما يكفل تحقيق الشفافية، ورفع مستوى حماية المساهمين، وحماية مصالح أصحاب المصالح والتخفيف من مخاطر الأعمال.
ج)
تلتزم شركة الخليج للملاحة القابضة بشكل كامل بتطبيق معايير الحوكمة وأفضل الممارسات المرتبطة بها، والتي تم ضمها وتوثيقها بعناية من قبل مجلس إدارة الشركة من خلال “تقرير حوكمة الشركة»، ويحكم هذا التقرير أعمال ووظائف الشركة من خلال إرساء إطار عمل واضح يشمل دور ومسئوليات مجلس الإدارة ولجانه، والعلاقة بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية، بما في ذلك التفويضات والصلاحيات الممنوحة إلى الإدارة التنفيذية وقواعد السلوك المهني وغير ذلك.
د)
تعتمد الشركة عدة إجراءات تعزز آلية الحوكمة ضمن المجموعة، بما في ذلك:
- تعديل النظام الأساسي كلما اقتضت الحاجة.
- إعداد وإصدار تقرير الحوكمة بشكل سنوي.
- تشكيل لجان تنبثق عن مجلس الإدارة وفقاً لمتطلبات حوكمة الشركات، على أن تقوم كافة اللجان برفع توصياتها بشكل دوري لمجلس الإدارة وموافاتهم بالمستجدات بشكل فوري لاتخاذ القرارات المناسبة.
- التزام التزام المجلس ولجانه الأساسية بالحد الادنى لعدد الاجتماعات السنوية (بما في ذلك المهام والمسئوليات) المنصوص عليها بقرار رئيس مجلس إدارة الهيئة رقم (3/ر.م) لسنة 2020 بشأن اعتماد دليل حوكمة الشركات المساهمة العامة (كما يتم تعديله من حين إلى آخر).
- تم اعتماد الإجراءات المتعلقة بتداول الأوراق المالية للشركة ومتابعتها انسجاماً مع توجيهات هيئة الأوراق المالية والسلع.
- تم إعداد وتطوير قواعد السلوك المهني لمجلس الإدارة والموظفين وتنفيذه.
- اعتمدت الشركة سياسة إعداد التقارير السرية التي يتم بموجبها إبلاغ لجنة التدقيق عن أي إساءات محتملة في السلوك أو التصرف وأي أمور أخرى.
- يقوم كل عضو مجلس إدارة بشكل سنوي بتوقيع إقرار الاستقلالية وإقرارات عضو مجلس الإدارة وفقاً للنموذج المعتمد من قبل هيئة الأوراق المالية والسلع.
- يقدم الموقع الالكتروني للشركة جميع المعلومات الرئيسية حول الشركة إلى اصحاب المصالح، بما في ذلك الإفصاحات التي يتم نشرها في سوق دبي المالي.
يحـدد النظـام الأساسـي الخـاص بشـركة الخليج للملاحة القابضة المسـائل المتعلقــة بتعييــن مجلــس الإدارة (المجلــس) والأدوار المنوطـة بـه ومسـؤولياته.
يتمتـع المجلـس بصلاحيـة تشـكيل لجـان المجلـس وتفويــض الصلاحيــات إلــى هــذه اللجــان حســب مــا يــراه ضروريا أو مناســبا. كمــا يقــوم المجلــس بتفويــض مهــام معينــة إلــى تلــك اللجــان ولكــن دون التخلي عن مســؤولياته. وتعــد لجــان المجلـس وسـيلة فاعلـة لتوزيـع العمـل بيـن أعضـاء المجلــس لإمعــان النظــر فــي مســائل محــددة وبشــكل مفصــل. تــؤدي جمیع لجان المجلس مهامها نيابة عن مجلس الإدارة بحيث يكون مجلس الإدارة مسؤولا عن تشكيل وتعيين واختيار وتحديد فترة العضوية.
شــكَّل مجلــس الإدارة لجنــة التدقيــق لتقــوم بمراقبــة البيانــات الماليــة، وتقديــم التوصيــات بشــأن التغييــرات اللازمــة لأنظمــة المراقبــة والأنظمة الماليــة الخاصــة بالشــركة بالإضافة إلــى تعييــن مدققــي الحســابات الخارجييـن والحـرص علـى إقامـة علاقات جيـدة معهـم. كمــا تشــرف اللجنــة علــى عمــل الرقابــة الداخليــة وهــي المســؤولة عــن اعتمــاد التوصيــات التــي مــن شــأنها تحسـين أداء الرقابـة الداخليـة.
لجنة المتابعة والإشراف على تعاملات المطلعين
شــكَّل مجلــس الإدارة لجنــة المتابعة والإشراف على تعاملات المطلعين وملكياتهم والاحتفاظ بالسجل الخاص بهم ورفع الكشوفات والتقارير الدورية الى السوق.
سياسة الأوراق المالية الصادرة عن شركة الخليج للملاحة القابضة (تداول المطلعين)
إن لدى شركة الخليج للملاحة القابضة سياسة تتضمن عدد من التوجيهات لأعضاء مجلس الإدارة والموظفين فيما يتعلق بالتعاملات في شركة الخليج للملاحة القابضة فضلا عن الأوراق المالية للشركة الأم، والفروع، والشركات التابعة. وتتم مراجعة هذه السياسة بصفة دائمة وتعديلها بناءً على النسخة المحدثة “اللوائح التنظيمية الخاصة بالإفصاح والشفافية” الصادرة عن هيئة الأوراق المالية والسلع.
ووفقاً لهذه السياسة، تم تصنيف الموظف المطلع على معلومات أساسية أو سرية غير مفصح عنها، والتي قد تؤثر على سعر السهم في السوق ضمن فئة “الشخص المطلع”. وبناءً عليه، لا يجوز لأعضاء مجلس الإدارة وموظفي الشركة المطلعين تداول الأوراق المالية الخاصة بشركة الخليج للملاحة القابضة خلال فترة حظر التداول. وتفرض فترة حظر التداول عند العمل على إعداد البيانات المالية السنوية والربعية وكذلك عند النظر في مواضيع حساسة.